Vous avez une question sur :
Je veux passer une commande Livraison et retours La reprise de mobilier Le SAV Vos interlocuteurs dédiés Notre offre produits Nos engagements logistiques Nos engagements "Développement durable" Notre site Produits livrés directement par nos fournisseurs Comment régler mes achats ? Facturation dématérialisée Les fonctionnalités FOS Création d'une commande Concernant l'EDI Comment fonctionne la carte d'achat ? Fiducial Office Solutions vous accompagne
Je veux passer une commande
Quels sont les modes de passation de commande ?
Notre Service Clients vous accueille du lundi au vendredi de 8h00 à 18h30 au 04 72 20 78 78.
Notre Service Clients traite immédiatement les commandes reçues par téléphone, et nous sommes à l’écoute de nos clients pour répondre à toute question pouvant intervenir au moment de la commande.
Nous avons une attention particulière pour les commandes reçues par courrier ou par mail. En effet, ces commandes nécessitent que l’utilisateur les adresse à l’agence commerciale de laquelle il dépend, et qu’il indique son numéro de compte client afin que notre Service Clients puisse traiter rapidement et correctement les commandes reçues.
Que se passe-t-il dans le cas d’une information erronée sur un bon de commande envoyé par courrier ou par mail ?
Si vous avez indiqué sur votre bon de commande un code article erroné, ou encore une quantité « hors norme », l'Assistante Commerciale en charge de votre compte prendra systématiquement contact avec l’émetteur de la commande afin de se faire préciser auprès de lui les informations nécessaires.
Quelles sont nos préconisations pour éviter les erreurs de saisie, pour les commandes par courrier ou par mail ?
Afin de prendre toutes les dispositions pour permettre une saisie conforme de votre commande, nous prions nos clients de :
ne pas porter d’indications manuscrites sur le bon de commande
vérifier les unités de conditionnement
renseigner le code article dans sa totalité, y compris le suffixe à deux chiffres précisant le coloris de certains articles d’écriture et de classement.
Que se passe-t-il dans le cas où un article n’est pas disponible ?
Dans le cas d’une commande reçue par courrier ou par mail, dès lors que l’assistante commerciale dispose de l’information à l’écran, si une référence figurant sur la commande est momentanément en rupture de stock, elle contactera l’émetteur de la commande pour l’informer de cette situation et pour lui indiquer le produit de remplacement que nous lui proposons. Même s’il s’agit d’un produit d’une gamme équivalente ou supérieure, notre Service Clients sollicitera votre approbation.
Quelles sont les alertes paramétrables pour éviter les erreurs de saisie sur les quantités ?
Dès lors que la quantité saisie semble « hors norme », notre plateforme de commandes génère une alerte afin d’inviter l’utilisateur à contrôler la quantité saisie.
Comment le client est-il informé par FIDUCIAL Office Solutions que sa commande a été prise en compte ?
Un accusé de réception est systématiquement envoyé à l'utilisateur une fois la commande validée à son niveau, puis à l'approbateur si votre commande nécessite une validation.
Que se passe-t-il sur fiducial-office-solutions.fr dans le cas où un article n’est pas disponible ?
Dans le cas d’une commande passée par fiducial-office-solutions.fr, l’utilisateur dispose d’une information sur la disponibilité de chaque article par les mentions « en stock », « produit bientôt épuisé » ou « définitivement indisponible ».
Si un article est momentanément en rupture de stock, notre plateforme de commande suggérera automatiquement un produit de remplacement.
Comment ajouter un tampon personnalisable au panier ?
Pour l'ajout d'un tampon personnalisable au panier, il suffit d'appuyer sur le bouton "personnaliser" pour lancer le configurateur. Pensez à modifier la quantité voulue avant de configurer votre tampon.
Une fois arrivé sur la page du configurateur, vous devez sélectionner le modèle que vous voulez utiliser. Vous avez le choix entre un modèle vierge, un modèle type pour le tambon en question ou vos propres modèles enregistrés.
Cliquez sur "Créez une personnalisation" pour démarrer à zero. Le configurateur s'affiche et vous avez à disposition plusieurs onglets pour régler votre tampon.
1 - Onglet TEXTE : saisissez ou modifiez votre texte sur les différentes lignes du tampons. Choisissez la mise en forme : police, taille police, gras, italique, souligné, justification horizontale et verticale.
2 - Onglet ESPACEMENT : gérez le positionnement des lignes de votre tampon ou plaque à l'espace près (cas des accents, lettres se chevauchant).
3 - Onglet REGLES : ajoutez des traits sur votre tampon.
4 - Onglet CADRES : ajoutez un cadre sur votre tampon.
5 - Onglet VISUELS/LOGOS : ajoutez un logo (ou une signature) en noir et blanc : format jpeg, png... requis (pas de word ou pdf).
Vous avez, à tout moment, une prévualisation des modifications en cours au dessus des onglets.
Une fois votre configuration terminée, appuyez sur le bouton 'Suivant' pour contrôler votre bon à tirer. Vous pouvez le corriger dans les champs disponibles. Une fois le bon à tirer confirmé, n'oubliez pas de cocher les cases "Approuvé".
Pour enregistrer votre modèle, remplissez le champs "Nom du modèle" et appuyez sur "Enregistrer et ajouter au panier".
Enfin, si vous ne souhaitez pas enregistrer le modèle, vous pouvez simplement cliquer sur "Ajouter au panier". Vous aurez accès à un aperçu du tampon dans votre panier.
Livraison et retours
Comment suivre ma livraison ?
La traçabilité de la commande apporte une maîtrise totale de l’information, au travers de 5 statuts de livraison :
Statut 1 – Demande prise en compte
Statut 2 – Commande en cours de préparation
Statut 3 – Commande en cours d’acheminement vers la plateforme
Statut 4 – Commande en cours de livraison
Statut 5 – Commande livrée et BL émargé
L'information est transmise en temps réel grâce à une connexion 4G sur le terminal mobile dont est équipé notre chauffeur livreur.
L’émargement du client destinataire est effectué sur le terminal mobile que lui présente notre chauffeur livreur.
Les clients non utilisateurs de fiducial-office-solutions.fr peuvent prendre connaissance du statut de livraison de leur commande en contactant le Service Clients en charge du suivi de leur compte.
Que se passe-t-il dans le cas d’un article manquant ?
Dès lors qu’un article est en rupture de stock, nous l’indiquons sur le bon de livraison afin d’en informer le client. Sauf indication contraire de la part du client, nous conservons l’article dans notre carnet de commandes et nous nous engageons à le livrer dès lors qu’il est à nouveau disponible.
En cas d’indisponibilité totale et définitive, FIDUCIAL Office Solutions s’engage à livrer, au même prix, un produit alternatif d’une gamme au moins équivalente.
Quels services sont proposés si le produit livré n’est pas conforme à votre attente ?
Quel que soit le motif, FIDUCIAL Office Solutions s’engage à reprendre ou à échanger, sans frais supplémentaire pour le client, tout article qui ne correspondrait pas à l’attente du client.
Cet engagement de FIDUCIAL Office Solutions est conditionné au respect par le client d’un délai maximum de 30 jours après la réception de la commande, et dès lors que le produit est rendu à l’état neuf dans son emballage d’origine.
Tout retour de produit doit faire l’objet d’une acceptation préalable écrite de la part de FIDUCIAL Office Solutions. Tout produit retourné sans cet accord serait tenu à la disposition du client et ne pourrait faire l’objet d’un avoir.
En ce qui concerne le mobilier de bureau, les produits livrés montés ne peuvent pas faire l’objet d’une reprise.
Que faisons-nous si le produit est livré cassé ou abîmé ?
Dans l’éventualité qu’un article soit livré cassé ou abîmé, FIDUCIAL Office Solutions procède systématiquement au remplacement du produit dans les meilleurs délais.
Pour cela, il suffit d’indiquer par écrit des réserves sur le bon de livraison, en précisant la référence du produit concerné et la quantité, et d’en informer notre Service Clients en lui transmettant le bon de livraison annoté en pièce jointe d’un mail.
Quelles sont les modalités de Retour des Marchandises ?
Vous souhaitez nous retourner un produit qui vient de vous être livré et que vous n’avez pas encore déballé ni utilisé.
Aucun problème, c’est possible !
Vous disposez en effet de 30 jours à compter de la date de livraison pour demander un échange ou un avoir si vous n'êtes pas satisfait par un produit commandé.
Les cas de retour :
le produit ne correspond pas à vos attentes
il est livré défectueux
il n’est pas conforme à votre commande
Conditions de reprise :
La demande doit être faite sous 30 jours à compter de la date de livraison.
Une autorisation de retour est préalable à tout retour.
Les produits sont repris neufs, dans leur emballage d'origine, avec tous les accessoires et les documents, pochettes scellées, consommables non déballés et non utilisés.
Les produits seront repris pas votre chauffeur-livreur habituel
Ne sont ni repris ni échangés sauf erreur de notre part : les produits mobilier, les produits personnalisés (tampons, imprimerie) et hors catalogue
Comment procéder à un échange ?
Appelez votre Assistant(e) commercial(e) ou notre Service clients et munissez-vous au préalable de votre n° de bon de livraison/facture
Informations à communiquer :
Le numéro du bon de livraison ou de la facture
La (les) références de(s) articles et la quantité à retourner
La raison du retour
Le nom et les coordonnées de la personne à contacter chez vous
Le lieu précis (adresse, étage, service + horaires) de reprise
La reprise de mobilier
Sur demande de votre part Fiducial Office Solutions propose et organise la reprise de votre ancien mobilier.
Reprise :
Prestation de reprise ou déménagement lors de la livraison d’une commande (démonter, évacuer, mettre en benne)
Pour cela, notre Service Clients ou votre assistante dédiée récupère les informations indispensables à l'organisation de cette prestation de reprise :
l'adresse exacte et les moyens d'accès (escaliers, monte charge…)
les types de produits à reprendre (bureaux, caissons, armoires, sièges…)
les dimensions des produits
les quantités
les types de matière (mélaminé, tissu, métal…)
Selon les infos recueillies, nous réalisons un chiffrage de la prestation que nous vous communiquons dans un délai moyen de 72h.
Reprise Valdelia :
En outre, l'éco organisme Valdelia, dont FOS est adhérent, collecte et recycle gratuitement les déchets d'ameublement de tous les professionnels du territoire, quels que soit leur taille et leur domaine d'activité.
Ces services s'adressent à tous les détenteurs de meubles professionnels usagés, aussi bien les entreprises que les collectivités et services publics.
Les meubles en bon état sont réemployés ou réutilisés par les partenaires de l'économie sociale et solidaire de Valdelia. Les autres sont valorisés ou recyclés en matières premières secondaires (MPS) qui serviront à créer de nouveaux produits.
Si le client passe par Valdélia, le client n'est pas facturé mais c'est lui qui doit démonter son mobilier et l'acheminer vers un centre de tri Valdélia si la commande est < à 20 m3 ou si la commande est > à 20 m3, se mettre en relation avec Valdélia pour que Valdelia mette à disposition une benne chez le client (le démontage du mobilier et le déplacement dans la benne étant à gérer par le client)
Le SAV
Pour les produits sous garantie : notre S.A.V. est à votre disposition pour prendre en charge votre équipement.
Vous pouvez adresser votre demande :
par mail : fos.sav@fiducial.net
par tél : 09 69.39.54.26 (9h/12h30 et de 13h/16h30)
par fax : 09.69.36.29.64
Informations à nous fournir :
Numéro de facture d’achat ou de bon livraison mentionnant le produit en question
Nom et référence du produit concerné
Descriptif du problème rencontré
Adresse où le produit est à reprendre et un contact sur place (si autre que vous-même)
Selon les cas : échange ou réparation de votre équipement : ne retournez pas de matériel sans avoir au préalable contacté notre S.A.V.
A noter qu'en cas :
d’échange : la reprise et la re-livraison se fera par votre chauffeur livreur FIDUCIAL Office Solutions habituel
de réparation : la reprise se fera par un transporteur mandaté par FIDUCIAL Office Solutions ou le réparateur, et la re-livraison sera assurée par le réparateur.
Au delà de la période de garantie : notre S.A.V se tient à votre disposition pour vous mettre en relation avec un éventuel réparateur.
Notre Service Après Vente est à votre disposition pour vous aider à résoudre toutes les difficultés d’ordre technique que vous pourriez rencontrer avec un équipement dont vous avez fait l’acquisition auprès de nous.
Le Service Après Vente de FIDUCIAL Office Solutions est joignable du lundi au vendredi ,
de 9h à 12h30 et de 13h à 16h30 par téléphone au 09 69 39 54 26* (* coût d’un appel local), par fax au 09 69 36 29 64 ou par mail à l’adresse fos.sav@fiducial.net
Outre la garantie légale des vices cachés des articles 1641 et suivants du Code Civil, FIDUCIAL Office Solutions propose à ses clients de bénéficier de la garantie contractuelle accordée par le fabricant.
La mise en œuvre de cette garantie suppose que la défaillance rencontrée ne soit pas la conséquence d’une mauvaise utilisation du produit (usage inadapté, défaut d’entretien, casse…)
La garantie contractuelle proposée par le fabricant couvre la réparation du produit concerné (pièces et main d'œuvre comprises) eu égard au défaut constaté par le fabricant ou son réparateur agréé.
Que propose FIDUCIAL Office Solutions en cas de panne ?
Dès lors qu’un produit fait l’objet d’une panne ou d’une défectuosité au-delà de 30 jours après sa réception par le client, trois types de traitement peuvent s’appliquer :
L’échange du produit pour un produit neuf
La réparation du produit dans le cadre de la garantie
Le traitement par le fabricant, hors garantie
Échange du produit
Lorsque le produit sous garantie n’est pas réparable, nous procédons à un échange standard.
La prise en charge de la demande du client déclenche l’ouverture d’un dossier par notre assistante SAV qui communique au client – par mail – la référence du dossier et un bon de retour SAV.
Nous demandons à nos clients de coller le bon de retour sur l’emballage, afin que notre chauffeur puisse prendre en charge la reprise du colis lors de son passage.
Réparation du produit sous garantie
Dans le cas où le produit est sous garantie, sa réparation est prise en charge par le fabricant ou son réparateur agréé.
FIDUCIAL Office Solutions ouvre un dossier SAV et en communique les éléments au fabricant afin qu’il puisse prendre en charge la demande à son niveau.
Ce dossier comprend :
La raison sociale et l’adresse du client
La facture
La référence du produit
Le numéro de série de l’appareil
L’objet de la panne
Le cas échéant une photo du produit en panne ou défectueux.
L’enlèvement du produit est organisé par le fabricant. Le produit est enlevé dans son emballage (ou dans un emballage adapté) par un transporteur.
Les délais de réparation sont en moyenne de l’ordre de 3 semaines, et varient selon la nature de la panne constatée.
S’il s’agit d’une imprimante, d’un vidéoprojecteur, d’un dictaphone ou d’un transpondeur
Si la demande du client porte sur des pièces détachées sous garantie, notre assistante SAV se charge de transmettre au fabricant les éléments nécessaires à son obtention dans les meilleurs délais. Les pièces détachées sont livrées directement par le fabricant sans frais pour le client.
Réparation du produit hors garantie
Si le produit n’est plus sous garantie, nous vous indiquerons les coordonnées du fabricant ou de son réparateur agréé le plus proche, afin qu’il puisse convenir directement avec vous des suites à donner.
L’information du client et la traçabilité du produit en réparation
Le délai moyen constaté de la prise en charge d‘un dossier SAV, jusqu’à la réparation et au retour effectif du produit chez le client est variable selon les types de produits et les fabricants. Dans la majorité des cas il se situe aux alentours de trois semaines.
FIDUCIAL Office Solutions est organisé pour vous informer à tout moment du statut de la réparation :
en cours d’acheminement vers le fabricant
en cours de réparation
en cours d’acheminement vers le client
Cette information est disponible auprès des Assistantes SAV de FIDUCIAL Office Solutions
Le matériel de prêt
FIDUCIAL Office Solutions propose un service de prêt d’un appareil de remplacement pendant la durée de la réparation.
Ce service concerne les destructeurs de documents.
Nos Assistantes SAV sont à votre disposition pour vous renseigner sur la disponibilité de nos appareils de prêt.
Le Service Après Vente pour le mobilier de bureau
La qualité du Service Après Vente est un critère important dans le choix d’un fournisseur en mobilier de bureau. Aussi, FIDUCIAL Office Solutions apporte un soin particulier à satisfaire les demandes de ses clients.
Pour le mobilier de bureau, le principe de fonctionnement du SAV est identique à celui des autres produits. Avec toutefois une spécificité : le nombre de pièces détachées que nous gérons est à la mesure de l’étendue de notre gamme.
Le Service Après Vente pour les cartouches informatiques
Dans le cas d’une défectuosité constatée dans l’utilisation d’une cartouche informatique, nous invitons nos clients à contacter par téléphone notre Service Clients qui prendra en charge la demande.
Dans un premier temps, le Service Clients propose aux clients d’opérer une vérification visuelle. Si une pièce cassée au déballage ou une fuite après première utilisation sont constatées, notre politique SAV consiste à échanger la cartouche informatique défectueuse.
S’il s’agit d’anomalies constatées à l’impression (traces, …), le Service Clients suggère au client de faire un essai avec une autre cartouche. Si le problème persiste, nous suggérons à nos clients de se rapprocher du SAV du fabricant afin de procéder à un nettoyage ou à une réparation de l’imprimante.
Vos interlocuteurs dédiés
Vous n’êtes pas encore client et vous voudriez nous contacter ?
Contactez-nous au 04 72 20 78 78.
Vous êtes client depuis peu et vous ne savez plus où retrouver les coordonnées de votre assistante commerciale dédiée ?
Vous pouvez retrouver les coordonnées de votre Assistant(e) commercial(e) dédiée sur vos derniers bons de livraison et factures ou en vous connectant dans votre espace client.
Quels sont vos interlocuteurs chez Fiducial Office Solutions ?
Afin de garantir votre entière satisfaction, votre assistante, votre commercial et votre chauffeur sont à votre disposition afin de répondre à l'ensemble de vos attentes.
Vous êtes attaché(e) à préserver les emplois dans votre région ?
Vos interlocuteurs chez Fiducial Office Solutions (votre Assistant(e) de Service clients, votre Commercial(e) et votre Chauffeur-livreur) sont des acteurs de proximité. Notez également que nous privilégions les produits fabriqués en France ; enfin, nous collaborons largement avec des fournisseurs fortement impliqués sur le territoire national.
Nos actions sont nos emplois !
Notre offre Produits
Vous recherchez une réponse produits au meilleur rapport Qualité / Prix ?
Notre propre marque FIDUCIAL Office Solutions, facilement repérable, vous offre une réponse Qualité/Prix dans chaque environnement de notre catalogue.
Retrouvez tous les produits dans la « Boutique Notre marque » sur fiducial-office-solutions.fr.
J’ai besoin de mobilier pour l'accueil, les salles de réunion, les lieux de pauses, les bureaux de la Direction…qui contacter ?
Demandez le catalogue Mobilier à votre commercial(e) ou sur notre site. Votre interlocuteur commercial habituel saura vous proposer la meilleure solution selon votre besoin et votre budget. Avec Fiducial Office Solutions, c’est facile de travailler dans des conditions confortables et optimales !
Je veux être assuré(e) d'avoir le produit commandé ?
Nous attirons votre attention sur le fait qu'il peut exister une nuance de couleur entre la photo sur notre site Internet et la couleur du produit ou mobilier que vous recevrez. Cela dépend notamment de la luminosité des lieux, du réglage de l'appareil photo, etc. En cas de doute sur une couleur, n'hésitez pas à prendre contact avec votre commercial qui pourra, en fonction des produits et du mobilier, vous adresser un nuancier.
J’ai besoin de produits d’imprimerie : brochures, catalogues, dépliants, flyers…
Oui c’est possible directement en ligne sur notre site dédié www.veoprint.com.
J’ai des besoins en communication intérieure ou extérieure pour des occasions particulières (salons, animations de rue, soldes…) ?
Pour vos besoins spécifiques sur des bannières, des totems, des bâches, de la vitrophanie…nous avons des réponses à vous apporter pour mener à bien votre communication et travailler l’image de votre entreprise. Notre compétitivité et la qualité des produits proposés sont incontestables sur ce marché.
Retrouvez toute la gamme directement en ligne sur notre site dédié www.veoprint.com.
Vous assurez la gestion de stock et la distribution de produits de communication interne auprès d’un autre prestataire et vous souhaitez mutualiser les organisations et les interlocuteurs ?
Des prestations logistiques spécifiques peuvent être définies pour vous permettre une gestion centralisée. Quels besoins auriez-vous en ce sens ?
Contactez votre commercial pour trouver la solution adaptée.
Nos engagements logistiques
Je veux être livré(e) demain pour une réunion prévue en dernière minute
Une livraison en 24h pour toute commande passée avant 12h via votre Assistante ou 13h via sur notre site, c’est pratique et facile !
Attention, dans le cadre d'une livraison de mobilier, si la quantité de références commandées est supérieure à 4 ou si le montant total HT est supérieur à 4 000€, le délai de livraison est de 20 jours.
Nos engagements « Développement Durable »
Vous souhaitez vous débarrasser de piles, ampoules et cartouches usagées ?
FIDUCIAL Office Solutions respecte les exigences légales applicables en ce qui concerne la reprise des déchets, et propose à l'ensemble de ses clients un service de reprise des produits usagés qui ont été achetés chez FIDUCIAL Office Solutions.
Demandez ces containers sur dans la rubrique "Boutique verte" « Nos actions de récupération »
Vous accordez une attention particulière à la préservation de l’environnement ?
Nos actions en ce sens sont multiples : sélection de produits éco-responsables et recyclés/recyclables, certification d’écolabels, optimisation des tournées de transports, adaptation de la taille des emballages (cartons ou enveloppes) selon leur contenu et poids.
Retrouvez nos engagements dans la rubrique « Boutique Verte ».
Notre site
Vous voulez avoir un outil de passation de commande, simple, rapide, qui prendra en compte l’organisation de votre entreprise et qui respecte vos décisions d’achats ?
Nous vous invitons à créer un compte personnalisé pour passer toutes vos commandes sur notre site. Votre commercial(e) vous présentera les paramétrages possibles en accord avec vos besoins. Nous avons toujours pu répondre aux divers circuits de validation propres qu’ont nos clients. Nous aurons une réponse adéquate à votre organisation.
Produits livrés directement par nos fournisseurs
Y a-t-il des frais de port spécifiques pour ces produits ?
Non, il n’y aura pas de frais de port spécifiques. Vos conditions habituelles s’appliqueront.
Dois-je saisir une commande spécifique pour ces produits ?
Non, vous pouvez saisir une seule commande globale (produits FOS + produits de l'offre élargie). En revanche, il y aura 2 livraisons dont une livraison spécifique des produits de l’offre élargie avec un BL distinct.
Quel est le délai de livraison ?
Il y aura 2 délais de livraison : le délai habituel pour la commande de produits FOS et un délai pour les produits de l'offre élargie, livrés directement par le fournisseur. Le délai maximum est de 5 jours à partir de la date de commande.
Où puis-je trouver le n° de ma commande ?
Avant d’appeler votre Assistante Commerciale pour un renseignement sur votre commande, munissez-vous du n° de commande indiqué sur le BL, en bas de page sous « Références Fiducial » ou en haut de page, à côté de la mention « Bon de Livraison » et après « XD/ ».
Où puis-je trouver la référence du produit ?
La référence composée de 6 caractères (1 lettre + 5 chiffres) est notée sur le BL, sous le libellé : « Article client » ou "Produit".
Puis-je commander ces produits à l’unité ?
En saisie de commande, chaque produit a une quantité minimum, et certains peuvent avoir en complément un multiple minimum. Si la quantité saisie est inférieure à la quantité et/ou au multiple minimum, un message apparaîtra en saisie de commande.
Exemple de message :
La quantité minimum de ce produit doit être supérieure à 20
La quantité saisie n’est pas un multiple de 5
Est-ce que tous les produits sont visibles sur le site ?
La visibilité sur le site est mise à jour tous les jours en fonction du stock disponible. Un produit qui n’a plus de stock ne sera plus visible, il redeviendra visible dès qu’il aura à nouveau du stock.
Comment régler mes achats ?
LCR DIRECTE : solution simple et économique pour vous, en temps, en frais d’affranchissement et en coûts bancaires
Mandat_prelevement_SEPA : c’est automatique, pratique et également économique ! Facturation dématérialisée
Le principe de fonctionnement pour le secteur privé
Option 1 : le lien URL
FIDUCIAL Office Solutions adresse au client un mail avec un lien URL, par facture, pour vous permettre de la récupérer au format pdf dans un délai de 8 jours (durée de validité du lien URL). Ce service est gratuit.
Option 2 : le pdf joint
Pour chaque facture, FIDUCIAL Office Solutions adresse au client un mail avec en pièce jointe un pdf signé électroniquement. Ce service est gratuit.
Option 3 : le multi pdf joints
Il s’agit de l’envoi par FIDUCIAL Office Solutions de plusieurs pdf signés électroniquement en pièces jointes d’un seul mail, par compte client et par jour, ce service est gratuit.
Pour les administrations et les collectivités FIDUCIAL Office Solutions transmet les factures dématérialisées sur le portail Chorus Pro.
Option 4 : votre Espace Client
Les factures dématérialisées seront conservées dans votre Espace Client et resteront accessibles pendant 10 ans.
Le principe de fonctionnement pour le secteur public
Pour les administrations et les collectivités, FIDUCIAL Office Solutions transmet les factures dématérialisées sur le portail Chorus Pro.
La mise en place de cette solution nécessite un contact préalable auprès de notre Service Clients pour valider les paramètres définis sur le portail :
Le n° SIRET servant à vous identifier sur le portail Chorus Pro
Le n° de marché
Les n° d’engagement
Les codes services
Une fois ces informations renseignées, le service est effectif à la date que vous choisirez et nos factures seront déposées sur le portail de Chorus Pro.
Mise à jour des informations à porter sur vos factures dématérialisées
Notre Service Clients est à votre disposition pour :
ajouter une information que vous souhaitez voir apparaître de manière récurrente sur vos factures (numéro de marché, code d’imputation budgétaire,...)
modifier les informations concernant vos coordonnées de facturation (adresse de facturation, coordonnées, contact…)
supprimer des informations que vous ne souhaitez plus voir apparaître sur vos factures
Concernant les clients du secteur public, nos assistantes commerciales veillent régulièrement au traitement des rejets de factures sur Chorus Portail Pro.
Mise à jour de vos choix et changement d’option de facturation dématérialisée
Nos clients du Secteur Privé peuvent à tout moment modifier l’option de facturation choisie.
Il suffit pour cela qu’ils en fassent la demande auprès de l’Assistante Commerciale FIDUCIAL Office Solutions qui assure le suivi de leur compte.
Le changement d’option de facturation est un service gratuit.
Le relevé de facturation
En complément de nos solutions de facturation dématérialisée qui disposent d’un certificat de signature RGS**, nous offrons à nos clients qui nous en font la demande, l’envoi d’un relevé de facturation.
Ce fichier est réalisé par nos soins au format .txt et il présente l’ensemble des éléments de facturation de la période considérée.
Ce service est gratuit.
Les fonctionnalités FOS
Vous pouvez constituer votre propre catalogue personnalisé pour vous et les utilisateurs de votre entreprise ou organisation. Il s’agit de votre “mini-catalogue”.
L’Utilisateur dispose :
D’un profil de commande
De coordonnées
D’une ou plusieurs adresses de livraison
D’une direction. S’il a le pouvoir de validation, il est alors nommé Responsable de direction.
Création d'une commande
Que contiennent les bons de commande ?
Adresse de livraison
Numéro de commande FIDUCIAL
Votre référence éventuelle de commande
Date de livraison souhaitée
Désignation des articles
Quantité commandée / ligne
Prix par article et prix total HT et TCC.
Concernant l'EDI
Vous souhaitez recevoir des fichiers de commandes de factures et des Bons de Livraison (BL) ?
Vous constituez votre panier
Lorsque la commande est validée, elle part immédiatement en préparation
A votre demande, vous pouvez recevoir les données de la commande ferme, des BL ou les données de facture via EDI
Vous pouvez alors intégrer les données reçues dans votre SI, sans avoir à les ressaisir.
La mise en place :
La mise en place de ce service nécessite une demande de votre part auprès du service Clients de FIDUCIAL Office Solutions.
A votre convenance, notre Service Clients se tient à votre disposition pour activer cette option de réception automatique de vos données.
Cette option est gratuite.
Comment fonctionne la carte d'achat ?
La carte d’achat est une carte à autorisation systématique.
Chaque carte est associée à un profil :
Plafond de dépense en Euros par Carte
Plafond d’achat en Euros par fournisseur référencé
Plafond de dépenses en Euros par centre de Délégation
Plafond par marché
Plafond maximum en Euros par transaction réalisée
En couplant la Carte d’Achat à notre système de passation de commandes dématérialisées, nous vous offrons un outil permettant le paiement, l’intégration comptable et la dématérialisation fiscale.
FIDUCIAL Office Solutions vous accompagne à chaque étape de la mise en place de votre solution de paiement par carte achat.
Avant le démarrage, le client est invité à choisir le partenaire bancaire avec lequel il fixe un plafond d'autorisation et la validité de la carte.
Le client communique à FIDUCIAL Office Solutions la liste des utilisateurs qui auront accès au paiement par carte d’achats, et désigne un contact au sein de son organisation afin de piloter la mise en place.
FIDUCIAL Office Solutions est organisé pour assurer un délai rapide de mise en place du système dès réception des informations nécessaires aux paramétrages.
En moyenne ce délai est de moins de 3 jours.
Il est tout à fait possible de passer progressivement ou partiellement aux transactions par carte d'achats : il est envisageable pour un même compte client de gérer des transactions par carte achat et hors carte achat.