Archiver selon son besoin
Consultation fréquente : les archives courantes
Objectif : ranger son espace de travail
Pour plus d’efficacité, il est important de ne garder sur son bureau que les sujets en cours. Toutefois, certains dossiers, même s’ils ont été traités, doivent rester accessibles et facilement consultables.
Selon l’espace et le mobilier dont vous disposez, plusieurs solutions s’offrent à vous :
Vos archives courantes sont visibles : optez pour des boîtes de classement, appelées aussi boîtes de transfert, dont les couleurs égayeront votre bureau.
Vous manquez de mobilier : préférez les modules de classement. Meublez ainsi votre bureau à moindre coût ! Grâce aux tiroirs, vos documents seront rangés et facilement accessibles.
Consultation occasionnelle : les archives intermédiaires
Objectif : trier, organiser et classer
Certains documents doivent certes rester à portée de main mais ne sont pas consultés quotidiennement. L’objectif est donc ici de classer en vue d’un archivage définitif qui intervient, en règle générale, en fin d’année.
Préparez l’archivage annuel en utilisant des solutions qui s’intégreront facilement dans vos archives définitives.
Pour votre archivage définitif, si vous utilisez des containers ou caisses d’archives, choisissez des pochettes ou des dossiers d'archives pour votre archivage intermédiaire.
Si vous disposez de rayonnages pour votre archivage définitif, les boîtes d’archives sont la solution idéale puisque vous n'aurez qu'à les déplacer de votre bureau à votre espace d'archivage.
Consultation rare : les archives définitives
Objectif : conserver et sécuriser
La durée de conservation des documents pouvant aller jusqu'à 30 ans, choisissez des produits adaptés à votre pièce (température, taille, humidité).
Attribuez un container par type de document selon sa durée de conservation et placez-y directement vos boîtes ou classeurs .
Pour une pièce humide : optez pour des boîtes et caisses hydrofuges. Elles assureront une meilleure conservation de vos documents dans une pièce humide.
Pour une petite pièce, choisissez des containers à ouverture frontale. Même empilées, leur contenu restera accessible. Vous pouvez aussi opter pour des caisses petit format, plus maniables.
Connaître les spécificités techniques
Montage manuel ou automatique ?
En montage manuel, la boîte ou caisse est à construire complètement : seuls les pliages sont préformés. Le montage est plus long et complexe, mais :
- Le stockage est plus aisé (moins d’encombrement puisque les cartons sont complètement à plat),
- Ces boîtes coûtent moins cher.
Le montage automatique, permet quant à lui un réel gain de temps. Si vous devez monter une grande quantité de boîtes ou caisses sur une courte période, c’est sans aucun doute la solution à privilégier.
Carton ou polypropylène ?
Très souvent en carton, les caisses et boîtes d'archives peuvent toutefois être réalisées en polypropylène. Le polypropylène est une sorte de plastique qui, par conséquent, est plus robuste et durable que le carton. Si vos archives doivent être conservées pendant plusieurs années, si le lieu de stockage est humide ou si vos caisses et boîtes vont être déplacées ou manipulées régulièrement, alors optez plutôt pour des produits en polypropylène.
Ce qu'il faut savoir
Dossiers suspendus : Classement ou archivage ?
Le classement est l'organisation des documents, l'archivage en est la conservation. Dans les deux cas, la règle d'or est la précision : tout document doit pouvoir être retrouvé rapidement ! Dans certaines entreprises ou certains services, même archivés, les documents doivent rester consultables régulièrement. Dans ce cas, l'utilisation de dossiers suspendus est particulièrement adaptée : organisés, accessibles facilement, protégés... vos dossiers sont archivés dans les meilleures conditions. Veillez à choisir les dossiers en polypropylène pour les classements volumineux ou pour des charges lourdes et privilégier les dossiers en kraft (résistants en fonction du grammage papier) pour les classements ponctuels ou quotidiens. Vérifiez aussi la capacité de vos dossiers. Dernier point à ne pas négliger quant à l'utilisation des dossiers suspendus : vérifier la possibilité de les disposer en continu. La mise en contenu permet de relier les dossiers afin de répartir la charge des documents et vous garantit une utilisation optimale.
Les archives en mètre linéaire
Les archivistes mesurent leurs archives en mètre linéaire, soit le nombre de documents rangés sur une étagère de 1 mètre de long. Sachant que 1 mètre linéaire d'archives pèse en moyenne 50 kg, on comprend l'intérêt d'optimiser son archivage. Voici quelques conseils :
Choisissez du papier faible grammage (1 feuille de papier A4 en 80g pèse environ 5g, et n'en pèse que 3 en 50g).
Privilégiez l'impression en recto/verso.
Limitez l'utilisation des chemises et pochettes épaisses (privilégiez les sous-chemises en 60g).
Les accessoires d'archivage
Lorsque vous devez vider des classeurs pour en archiver le contenu dans des boîtes ou containers, gagnez du temps en utilisant des mécanismes d'archivage tels que les attaches métalliques ou les clips d'archivage. Votre classeur pourra ainsi être réutilisé, et vous optimiserez l'espace nécessaire à la conservation de vos documents.
L'indexation
Rien ne ressemble plus à une boîte d'archives qu'une autre boîte d'archive. Il est donc essentiel de bien indiquer le contenu et l'année des dossiers archivés. Les caisses et boîtes disposent toutes d'une ou plusieurs faces prévues pour cela. Pour un résultat plus propre, vous pouvez également utiliser une titreuse ou une imprimante d'étiquettes. En choisissant des étiquettes de couleurs différentes, il vous sera possible de rendre votre organisation évidente en un simple coup d'œil.
La qualité de carton
Pour l'archivage définitif ou pour une longue durée de vie de vos dossiers, il est recommandé d'utiliser des cartons plus solides (appelés caisses américaines). Ces cartons sont résistants à l'humidité, à l'éclatement et au gerbage. Ils conviennent donc parfaitement à un stockage dans une cave ou dans un placard. Ces cartons sont livrés à plat et comportent 4 rabats.
La simple cannelure (bonne résistance) : utilisable pour des produits légers, peu fragiles, de 10 à 30 kg, ou pour des produits remplissant la totalité du carton choisi.
La double cannelure (haute résistance) : utilisable pour produits lourds ou fragiles, de 30 à 40 kg, ou pour des produits remplissant la totalité du carton d'emballage.
